如何发函证

发函证是一种正式的书面沟通方式，用于请求对方提供特定信息或文件。以下是发函证的基本步骤和注意事项：

步骤

明确目的和所需信息

确定函证的目的和需要对方提供的信息。

撰写函证信

包括抬头、称呼、正文和落款。

正文应详细说明请求的具体内容，包括必要的信息、截止日期和联系方式。

选择发送方式

可以是邮寄（包括平信、挂号信或快递）或电子方式发送。

准备函证原件或复印件

确保内容完整、清晰，并放入信封中封口。

如果是邮寄，填写准确的收件人信息，包括姓名、地址、邮编，国际邮寄还需包括国家名称、城市、街道等。

跟踪和确认

在邮寄过程中保持跟踪，确保函证安全送达。

对方收到后需按照要求提供所需信息或文件，并发回确认。

处理回函

收到回函后要确保及时处理，并给予对方适当的反馈。

注意事项

保持正式和准确：整个过程中保持函证的正式和准确，确保信息传递的清晰和完整。

函证控制表：制定函证控制表，包括基本信息、科目、金额、时点、联系方式、发函和回函的快递信息等，以识别风险。

函证模板：根据项目特点设计合适的函证模板，可能利用VBA编程来辅助设计。

函证要求说明和操作指引：制定具体的说明和实施步骤，规定发函和回函的流程。

积极式与消极式函证：根据审计需求选择积极式（要求被询证者必须回函）或消极式（仅在不同意时回函）。

编制汇总表：收到回函后编制《函证结果汇总表》，作为审计证据和工作底稿。

请根据具体情况选择合适的函证方式和步骤，确保函证的有效性和可靠性